(一)對此次予以規(guī)范的電子會計(jì)憑證進(jìn)行了界定,即為單位從外部取得的電子形式的各類會計(jì)憑證。(二)明確了合法的電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)憑證、紙質(zhì)會計(jì)檔案具有同等效力;除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,已經(jīng)以合法合規(guī)方式進(jìn)行電子化歸檔的電子會計(jì)憑證,無須再歸檔其紙質(zhì)打印件。(三)強(qiáng)調(diào)單位如使用電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔憑證的,必須同時(shí)保存該紙質(zhì)打印件的電子會計(jì)憑證原件。單位利用紙質(zhì)會計(jì)憑證的電子影像件等電子復(fù)制件進(jìn)行會計(jì)核算,不屬于本《通知》所述的范疇,仍應(yīng)按紙質(zhì)會計(jì)憑證的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。(四)明確了單位可僅用電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔所需同時(shí)滿足的條件。(五)明確了違反《通知》規(guī)定所應(yīng)承擔(dān)的法律后果。《通知》要求自發(fā)布之日起施行。要求各單位在貫徹落實(shí)過程中重點(diǎn)做好以下工作:(一)要加強(qiáng)政策宣傳培訓(xùn)。各級財(cái)政部門、檔案行政管理部門要充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道,切實(shí)加強(qiáng)對《通知》有關(guān)政策的宣傳,做好政策解讀和引導(dǎo);各單位財(cái)務(wù)部門、檔案部門要加強(qiáng)對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解《通知》精神,全面掌握《會計(jì)檔案管理辦法》關(guān)于電子會計(jì)檔案生成、管理等有關(guān)要求。(二)要加快推進(jìn)電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔工作。各單位要對照《通知》要求,加強(qiáng)單位信息化建設(shè),及時(shí)升級會計(jì)核算系統(tǒng),實(shí)施并完善電子檔案管理,確保單位對電子會計(jì)憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。對于僅能取得電子會計(jì)憑證但暫時(shí)又不具備電子化報(bào)銷入賬歸檔條件的單位,不得僅使用電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件報(bào)銷入賬歸檔,應(yīng)當(dāng)妥善保存電子會計(jì)憑證,并建立電子會計(jì)憑證與相關(guān)聯(lián)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系。(三)要加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查。各級財(cái)政部門、檔案行政管理部門要在實(shí)施日常監(jiān)管中,將《通知》的執(zhí)行情況納入監(jiān)管范圍,對于存在違反《通知》規(guī)定的行為的單位和個(gè)人,要及時(shí)予以糾正,對情節(jié)嚴(yán)重的,要依法依規(guī)堅(jiān)決予以懲處。基于兩部委發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部國家檔案局第79號令)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)的自身特點(diǎn),更新企業(yè)的會計(jì)檔案管理制度、操作規(guī)范、及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等,建立一整套新的企業(yè)會計(jì)檔案管理制度體系,確保新的管理方式在各個(gè)管理層面上都得到標(biāo)準(zhǔn)化的落地執(zhí)行。
《通知》的出臺將電子檔案合法化,會計(jì)檔案可以以電子形式進(jìn)行保存。企業(yè)將逐步增加電子會計(jì)檔案在企業(yè)中的檔案占比,一方面,明確了合法的電子會計(jì)憑證、電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)會計(jì)憑證、紙質(zhì)會計(jì)檔案具有同等效力,可以有利于減少企業(yè)的管理成本,另一方面,信息技術(shù)的發(fā)展下,有利于發(fā)掘檔案的數(shù)據(jù)價(jià)值,企業(yè)應(yīng)建立一套屬于自身特性的評估模式,充分的評估分類檔案,梳理企業(yè)會計(jì)檔案管理方式。